Zmeny v našom systéme či samotnej každodennej rutine môžu byť prínosom na zvýšenie našej efektivity a prísunu novej energie. No môžu byť aj odoberačom času, ak na ich zavedenie do praxe míňame príliš veľa času. Mali by sme si preto zvoliť vlastnú, pre nás čo najvyhovujúcejšiu cestu.

Ak sa rozhodnete pre zmenu vášho pracovného systému na zefektívnenie vašej práce, musíte tomu najmä uveriť. Vami zvolený systém by vám mal padnúť ako uliaty. Time manažment alebo správne triedenie času a povinností či zadávania správnej dôležitosti jednotlivým úlohám je stále dookola rozoberanou témou, ktorá má inšpirovať, no i aplikovať svoje riešenia v praxi. Vyskúšajte teda svoj trik alebo sa inšpirujte niektorým z našich na to, aby ste v práci mohli nielen tvoriť, ale mali dostatok času na regeneráciu mysle a štúdium pozadia novej úlohy. Eliminujte chybovosť. Buďte fresh a nadčasový.

Čas

Čas v práci „strácame“ nielen samotným myslením, tvorbou kreatívnych nápadov, ale aj samotnými konverzáciami a diskusiami či už formou brainstormingu alebo porady a následnou akciou k činu – tvorbe výsledku pre klienta. V Essence sa snažíme venovať všetkým trom zložkám (myšlienkový rozvoj, produktívna debata a tvorba výsledku) približne v pomere 25 : 50 : 25. Aby sme nič nezanedbali, nič nám neušlo, o téme mali dostatok informácií a vytvorili niečo, čo tu ešte nebolo alebo sa líšilo od „klasickej ponuky“. Veríme totiž, že každá zo zložiek zohráva dôležitú úlohu v tvorbe samotného výsledku, ktorý predstavíme klientovi. Samotné rozdelenie úloh je však potrebné zacieliť a rozložiť čo najefektívnejšie a najmä nezabudnúť na iné úlohy iných zadávateľov, ktorým treba venovať stále rovnaké percentuálne rozloženie času. Ako teda rozdeliť time manažment u vás? V závislosti od druhu biznisu, ktorý vediete, by vaša práca mala väčšinou pozostávať z troch komponentov (ako aj u nás) – zo vstupu, tvorby či inšpirácie a výstupu.

Vstup

Koľko času venovať do štúdia pozadia mojej úlohy? Po zadaní úlohy váš plán nadobúda nový rozmer, je nastavený prostredníctvom deadline-ov a vy v ňom vidíte možnosť rozvoja, limitovaný časom. Plánujete. Rozdeľujete si čas. Množstvo času, investovaného do štúdia samotnej témy, jej pozadia a spojitostí, sa v ideálnom prípade pohybuje v rozmedzí okolo 50 minút. Niektoré, na pochopenie ťažšie materiály, si môžu vyžadovať častejšie prestávky a viac investovaného času. Prepracovanosť nezvyšuje vašu produktivitu a kvalita urobenej práce sa nemeria prostredníctvom množstva investovaných hodín do projektu. Preto je nutné regenerovať. Počas samotnej prestávky medzi pracovným nasadením a kreatívnou chvíľkou, kedy je nutné hlavu „vypnúť“, aby mohla opätovne fungovať, využite čas na občerstvenie (príjem vitamínov), relax (šálku dobrej kávy) alebo sa „naštartujte“ podľa vlastného receptu (napríklad chvíľka na cigaretku). Nepodceňujte ani váš biorytmus. Ste ranné vtáča alebo nočná sova? Sledujte svoje telo, zapisujte si časový úsek, kedy ste najproduktívnejší a naopak, kedy absorbujete najviac informácií.

Proces

Určte si miesto bez rozptyľovania (bez mobilného telefónu či textových správ alebo emailov), kde môžete maximalizovať svoju koncentráciu. Zavolať alebo odpísať môžete aj neskôr. Nenarúšajte svoju ťažko vybudovanú koncentráciu dobrovoľne. Ak máte úlohy, ktoré si vyžadujú úplný „pokoj“, využite napríklad firemné benefity a pracujte z domu. Práce, náročné na energiu alebo sústredenie tvorte a rozvíjajte z pohodlia domova alebo z miesta, kde vás nič a nik nevyruší. Môže ním byť firemná knižnica, zasadačka alebo back-up office. Zefektívnite tak svoj vstup a minimalizujte rozptýlenie samotného výstupu. Proces tvorby je na energiu a kreativitu najnáročnejšou etapou, kedy sa zvyšuje nielen kvalita vašej práce, no stúpate aj na vedomostiach a rozhľade i vy, a modelujete prvoplánové na nadčasové. Preto je tejto fáze nutné venovať najviac času, ale aj energie.

Výstup

Mnohokrát to už stačí iba „doklepnúť“. Kontrolu vášho výstupu však nepodceňte. Venujte čas porovnávaniu a overovaniu informácií či úprave chýb a malej úprave výsledku. Mnohokrát to stačí len „učesať“.

Ako sa však dostať k ukončeniu zadania, aby ste sa mohli posunúť na ďalšie? Prioritizujte svoje úlohy.

Čo „horí“ a čo naopak má čas ležať „úhorom“ vám zväčša zadáva váš nadriadený. Vy však najlepšie viete, čo vám koľko času zaberie. Preto by ste si úlohy nemali deliť len podľa osvedčeného „začni tým najťažším, nech to máš čo najrýchlejšie za sebou“, ale aj podľa vlastného uváženia a odhadu. Odkladanie vecí na poslednú chvíľu síce mnohých dotlačilo k zaujímavým riešeniam, no ak viete, že práca si vyžaduje odbornosť a nadhľad, zadeľte ju do rebríčka TO DO listu na najvyššie miesto. Ako však dosiahnuť výsledok, na ktorý vedenie a klient čaká?

• Prvá fáza – začnite.
• Odložte nepotrebné činnosti, ktoré vás rozptyľujú.
• Identifikujte zdroje, ktoré vám pomôžu.
• Použite svoj voľný čas múdro – regenerujte, aby kreativita dostala nový priestor na prejavenie sa.
• Pýtajte sa – recenzia alebo feedback kolegov aj prostredníctvom brainstormingu vás inšpiruje.
• Aplikujte kúsok seba – počúvajte svoje pocity, vžite sa do potenciálneho klienta a ponúknite mu, čo očakáva.

Efektívne pomôcky

• Vytvorenie jednoduchého „TO DO listu“ alebo zoznamu.
• Tvorte denné/týždenné plánovače – očíslujte si úlohy podľa priorít vedenia a vašej osobnej skúsenosti.
• Zapíšte si schôdzky v chronologickom radení.
• Sledujte výsledky, hodnoťte a analyzujte ich.

 

Držíme vám palce!